I volumi dei protocolli di gestione sono composti ciascuno da due parti: un registro alfabetico con luoghi, nomi di persona e oggetti, nonché il cosiddetto protocollo di gestione, ovvero la breve descrizione degli scritti ricevuti, compresa la loro assegnazione e le informazioni sul trattamento.
I protocolli di gestione elencano gli scritti in ordine cronologico (da gennaio a dicembre del rispettivo anno) e assegnano a ciascuno un numero progressivo. Lo stesso numero è allegato alle voci corrispondenti nel registro. Nei libri la sequenza può variare: alcuni iniziano con il registro, altri con il protocollo di gestione.
Esempio: Se cerchiamo il cognome “Schraffl” nel repertorio per l’anno 1850, troviamo una voce nel registro sotto la lettera S: “Schrafl Jakob: dessen Beschwerde gegen das am Florian Brunnen angebrachte Basein”; Numero dell’ingresso 403, fascicolo n° 13. La voce corrispondente è inserita nel protocollo di gestione con il numero 403: “22. 7ber (= settembre): Jakob Schraffl, Uhrmachermeister dahier übergiebt ein Gesuch um Abhilfe der Beschwerden wegen des neu angebrachten holzennen Bassins am Florian Brunnen.” Normalmente (non nel caso specifico) si fa qui riferimento al tipo e alla data di completamento. Si ritrova infine il numero del fascicolo in cui è stato depositato il documento (n. 13).
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