Die Bände der Gestionsprotokolle bestehen jeweils aus zwei Teilen: Einem alphabetischen Register mit Orten, Personennamen und Sachbetreffen, sowie dem sogenannten Gestionsprotokoll, das heißt der kurzen Beschreibung der eingegangenen Aktenstücke samt Zuordnung und Hinweisen auf die Bearbeitung.
Die Gestionsprotokolle führen die Aktenstücke in chronologischer Reihung (Jänner bis Dezember des jeweiligen Jahres) auf und weisen ihnen jeweils eine laufende Nummer zu. Dieselbe Aktennummer ist im Register den entsprechenden Einträgen beigestellt.
In den Büchern kann die Abfolge variieren: Einige beginnen mit dem Register, andere mit dem Gestionsprotokoll.
Beispiel: Suchen wir im Repertorium für das Jahr 1850 nach dem Familiennamen “Schraffl”, finden wir im Register unter dem Buchstaben S einen Eintrag: “Schrafl Jakob: dessen Beschwerde gegen das am Florian Brunnen angebrachte Basein”; Nummer des Einlaufs 403, Faszikel Nr. 13. Im Gestionsprotokoll ist unter der Nummer 403 das entsprechende Aktenstück eingetragen: “22. 7ber (= September): Jakob Schraffl, Uhrmachermeister dahier übergiebt ein Gesuch um Abhilfe der Beschwerden wegen des neu angebrachten holzennen Bassins am Florian Brunnen.” Hier wird normalerweise (im konkreten Fall nicht) auf die Art und das Datum der Erledigung verwiesen. Schließlich findet sich wieder die Nummer des Faszikels, in welchem der Akt abgelegt wurde (Nr. 13).
Bände
